Değerli okurlarım, 2023 yılı içerisinde kaleme aldığım yazılarda genel itibarıyla ve çoğunlukla proje yönetim ilkelerinden, özellikle savaş gemisi proje süreçlerinde önemli kilometre taşlarından elimden geldiğince, bilgi ve tecrübelerim ışığında haddimi aşmamaya da dikkat ederek bahsetmeye, meraklılarına ve konuyla ilgili bilgi edinmek isteyenlere faydalı makaleler çıkarmaya çalıştım.
Özellikle MİLGEM projesinde en başta belirlenen tedarik modeli ve tüm aşamalarında uygulanan proje yönetim esasları ana hatlarıyla kitaplarda yazanlardan ziyade personelin yıllara sâri bilgi birikimlerinden ve tecrübelerinden kaynaklı idi ve ciddi anlamda da özveriyle uygulandı ve proje, emsallerinden ve belki de beklenenden çok daha başarılı bir şekilde tamamlandı.
Projenin başlangıçtaki amacı ve proje modeli esasen; “ilk geminin prototip olarak Türk Deniz Kuvvetleri tarafından tüm performans sorumluluğu üstlenilerek tasarlanması ve askeri tersanede inşa edilmesi, müteakip üç geminin ise özel sektöre devredilmesi, böylece ülke olarak topyekûn bir muharip harp gemisi tasarlama ve inşa kabiliyetinin kazanılması” idi.
Ancak, ilk geminin başarıyla tamamlanması ve Deniz Kuvvetleri Komutanlığınca hizmete alınması sonrası projenin özel sektöre devir işi muhtelif sebeplerle gerçekleşmedi ve müteakip 3 gemi de Deniz Kuvvetleri tarafından tüm performans sorumluluğu ile askerî tersanede başarıyla tamamlanarak hizmete alındı.
Hangi açıdan bakılırsa bakılsın, kim ne eleştiri getirirse getirsin veya bu görüşüme katılsın katılmasın, MİLGEM projesinin tarihi başarısı bugün hepimizin gurur kaynağı olarak devam eden veya tamamlanan süre gelen projelerin de önünü açtı demek en doğru ifade olacaktır. Eğer ki MİLGEM projesi başarısızlıkla sonuçlansaydı, geçmişte olduğu gibi bugün de TCG ANADOLU dâhil olmak üzere yerli ve milli imkânlarla inşa edilen gemileri en az 3 katı fiyatla yurtdışından tedarik etmek durumunda kalacaktık.
Yukarıda da bahsettiğim üzere projenin yönetimi, tüm paydaşların etkin katılımı ile, doğru yaklaşımlarla yapıldı, ancak yine yukarıda belirttiğim gibi bugün PMI (Project Management Institute) tarafından verilen PMP (Project Management Professional) belgesi veya diğer uluslararası akredite kurumlarca verilen Proje Yöneticisi belgelerine hazırlık kurslarında ve sınava hazırlık kitaplarında yazanlardan ve öğretilenlerden ziyade, projeyi 7/24 bilfiil yaşayarak, anında verilen kararlar ve neredeyse her aşamasında sayıları bir elin parmağını geçmeyenlerin taşın altına soktukları elleri ile geldi bu başarı.
Bu noktada asla yanlış anlaşılmak istemem, sonuçta günümüzde yayımlanan iş ilanlarına bakıldığında, proje yöneticisi arayan firmaların çok büyük bir çoğunluğu adaylardan yukarıda bahsettiğim belgeleri istiyorlar haklı olarak ve bu belgeler gerçekten de alınması öyle kolay olmayan kıymetli ve önemli belgeler ki ben de her ne kadar henüz sınavlarına girmemiş olsam da ders yükümlülüklerini tamamladım ve gerçekten sanılandan daha zor olduğunu söylersem yalan olmaz.
Şimdi başlığımızın esas konusuna gelecek olursak; evet proje yönetiminin vazgeçilmez bir gerçeğidir ki “Risk yönetemeyen proje yönetemez”
Risk yönetimi (Risk Management), proje yönetiminin en önemli kilit taşlarından birisidir. Boyutu her ne olursa olsun her proje içerisinde önceden öngörülebilen veya öngörülemeyen yüzlerce risk barındırır. Projenin en başından ve hatta daha düşünce aşamasından itibaren proje boyunca karşılaşılabilecek ve risk teşkil etmesi muhtemel proje aşamalarının ortaya konulması, proje yönetimi ile birlikte bu risklerin yönetim metodolojisinin de belirlenmesi gerekir.
Kitabi olarak risk yönetimi tanımını yapacak olursak:
Risk Yönetimi; işletmelerin işlevleri sırasında ortaya çıkabilecek risklerin önceden dikkatli bir biçimde ve ayrıntıları ile tanımlanıp değerlendirilmesi ve bu riskleri minimize edecek veya tam olarak ortadan kaldıracak önlemlerin alınması. (1)
Risk Yönetimi esasen dört aşamadan oluşur ki bunlar;
- Risklerin tespiti (tanımlama): Riskin tanımlanması, riskin teşhisi anlamına gelmektedir. Risk tanımlama sürecinde elde edilen bilgiler sorunlara çözüm getirme sürecini kapsar. Konuyla ilgili çalışmalar yapan araştırmacılar bu sürecin teknolojik, sosyal, politik belirsizliklerin azaltılması ve olası kayıpların minimize edilmesi işlemini kapsadığını belirtmektedirler. Risk yöneticileri, risklerin göz ardı edilmesini engellemek için risk tanımında bazı sistematik yaklaşımlar kullanırlar. Bunlar; sigorta kontrol listeleri, risk analiz soruları, akış işlem kartları ve mali durum analizleridir. Risklerin analiz edilmesinde belirtilen tekniklere ek olarak simülasyon (Gerçeğin şekilsel veya sembolik olarak temsil edilmesi) tekniği de kullanılmaktadır.
- Risklerin değerlendirilmesi (ölçüm ve hesaplama): Risk tanımlandığında, risk yöneticileri onu değerlendirmelidirler. Potansiyel kaybın ve gerçekleşme ihtimâlinin ölçülmesi anlamına gelen bu işlem, değerlendirme önceliklerinin sıralanmasını gerektirir. Bu sıralama aşağıdaki gibi belirtilebilir:
- Çok önemli riskler: İflasla sonuçlanabilecek önemli riskleri kapsar,
- Önemli riskler: İflasla sonuçlanmayacak firmayı borca sokacak risklerdir,
- Önemsiz riskler: Mülkiyeti veya günlük gelirleri etkileyen finansal risklerdir.
- Risklere cevap verilmesi (çözüm üretme): Risk tanımlanıp değerlendirildikten sonraki basamak, riskle mücadelede kullanılacak yaklaşım yönteminin ve her biri için kullanılacak tekniğin kararlaştırılmasıdır. Riskten uzaklaşmak, riski almak, riski azaltmak ve riskten kaçınmak risk yönetim teknikleri arasındadır.
- Risklerin gözden geçirilmesi ve raporlanması: Seçilen alternatif uygulanmaya konulduktan sonra seçilen çözüm tarzının işleyip işlemediği ve beklenen sonuçları verip vermediği izlenmelidir. Elde edilen çıktıları ve beklentileri sürekli olarak karşılaştıran karar alıcı, çözümün etkinliğini izler. Bu aynı zamanda sonraki kararlar için de bir temel oluşturur. Gerçekleşen sonuç ile beklenilenler arasında anlamlı farklar çıktığında ise karar alıcı, hatalı bir çözüm tarzını seçerek, hatalı karar verdiğini anlayacak ve bu kararı düzeltmeye veya değiştirmeye çaba gösterecektir. (2)
Bir projeye başlamadan önce veya proje süresince unutulmamalıdır ki;
- Belirli bir zaman aralığında, hedeflenen bir sonuca ulaşmada sapma olasılığı vardır ve bu “risk”dir.
- Riskler; projenin hedeflerini olumlu veya olumsuz etkileyen olayların yığılımıdır.
- Risk, çoğunlukla tam ve net olarak bilinemez ya da öngörülemez.
- Her riskin bir nedeni ve eğer gerçekleşirse bir sonucu vardır.
- Risk, YÖNETİLEBİLİR bir olgudur.
- Risk, algıya bağlı bir anlam taşır. Bir kuruluş (veya kişi) tarafından yüksek olarak algılanan bir risk, bir başkası için düşük olabilir.
- Yüksek maliyetli hizmet süreçlerinde riskin algıdan bağımsız kılınması, ortak bir kavramsal anlayışın ortaya konması zorunludur.
- Süreç içerisinde diğer etkilerden doğabilecek riskler, tüm katılımcılar tarafından izlenmeli, belirlenmiş bir organizasyon tarafından yönetilmelidir.
Tüm bu hususlar ve öngörüler çerçevesinde proje başlangıç aşamasında o projeye özgü bir risk yönetim planı hazırlanmalıdır. Risk yönetim planlaması; risk yönetim faaliyetlerine nasıl yaklaşılacağı ve bu faaliyetlerin nasıl yürütüleceğine karar verme sürecidir. Hazırlanacak plan en az aşağıdaki başlık/altbaşlıkları içermeli ve dinamik olarak takip edilerek yapılacak revizeler ile güncel tutulmalıdır. (3)
- Yöntem: Yaklaşımlar, araçlar, veri kaynakları
- Görev ve sorumluluklar: Tepki planlarının sorumluları
- Bütçeleme: İhtiyat yedeğinin belirlenmesi, performans bazı içinde
- Zamanlama: Risk yönetim süreçlerinin zamanlaması
- Risk Sınıfları: Risk Dağılım Ağacı (RBS)
- Risk olasılık ve etki tanımları:
Hedefler üzerine etkiler - Olasılık ve etki matrisi: Nicel/nitel
- Paydaş toleransları: Güncellenmiş
- Raporlama formatları
- İzleme
Yazımın sonunda konuyla ilgili Benjamin Disreali’ye ait, çok beğendiğim bir sözü sizlerle paylaşmak istiyorum. “Şiddetle beklediklerimiz nadiren olur; fazla beklemediklerimiz ise sıklıkla gerçekleşir.” (3)
Bu vesile ile tüm okurların yeni yılını kutluyor, 2024’ün her şeyden önce sağlık, huzur ve mutluluk getirmesini diliyorum.
Kalın sağlıcakla…
Kaynaklar
(1) https://tr.wikipedia.org/wiki/ Risk_y%C3%B6netimi
(3) h t t p s : / / g a z i . e d u . t r / p o s t s / download?id=153625
